Control Presupuestario
Resumen del Marco Teórico del Manual de Control Presupuestario
1. Objetivos
Objetivo General:
Estandarizar el control de costos en proyectos de construcción, utilizando la información ingresada en cada etapa del proyecto para asegurar una gestión eficiente y transparente del presupuesto, las adquisiciones y los pagos.
Objetivos Específicos:
Definir los términos y métodos utilizados en el control presupuestario.
Clasificar los tipos de presupuestos y centros de costo para una gestión ordenada.
Crear y mantener una base de datos centralizada de recursos y costos.
Enlazar las prácticas de control con los procedimientos de gestión de adquisiciones, subcontratos y pagos.
2. Alcance
El manual abarca los procesos de control presupuestario y administración de costos en toda la organización, con un enfoque en las siguientes áreas:
Planificación y elaboración del Presupuesto: Definición del presupuesto inicial y sus componentes.
Gestión del Presupuesto en Obra: Supervisión continua del presupuesto, con ajustes basados en gastos reales y proyecciones.
Solicitud de recursos y emisión de Órdenes de Compra: Procedimientos para gestionar adquisiciones y subcontrataciones.
Control de documentos tributarios: Administración de facturas, órdenes de compra, y gestión de pagos.
Elaboración de informes presupuestarios y financieros: Generación de informes para el seguimiento y análisis del desempeño financiero.
3. Descripción General del Método de Control
El sistema de control presupuestario en HGI se basa en la gestión de centros de costo y el uso de presupuestos específicos para diferentes etapas y aspectos del proyecto. Los elementos clave son:
Gestión de Centros de Costo (CC): La estructura de centros de costo (CCP y CCR) permite un control detallado de cada partida y recurso en el proyecto.
Acotación del Presupuesto: Se parte de un Presupuesto Mandante (PrM), que representa el monto contratado para el proyecto, y se desglosa en un Presupuesto de Obra (PrO), que incluye las partidas y recursos específicos.
Ajustes al Presupuesto: El Presupuesto de Obra se ajusta continuamente para reflejar gastos reales (PrOa), incorporando modificaciones aprobadas, adicionales o reducciones.
Registro de Gastos en el Sistema: Todos los costos deben ser ingresados en HGI para asegurar un control preciso y actualizado del estado financiero del proyecto.
Control de Documentos Tributarios: Se implementan reglas para la aprobación y rechazo de facturas en función de condiciones predefinidas.
4. Definiciones
Presupuesto:
Es la estimación programada del costo de ejecución del proyecto, que incluye distintas variantes para controlar el progreso y las desviaciones. Los tipos de presupuesto son:
Presupuesto Mandante (PrM): Monto acordado con el cliente o mandante para la ejecución del proyecto.
Presupuesto de Obra (PrO): Detalle del presupuesto según partidas y recursos asignados para la ejecución.
Presupuesto de Obra Ajustado (PrOA): Versión del presupuesto que refleja ajustes por modificaciones, incrementos o reducciones.
Presupuesto Contratado (PrC): Sumatoria de todos los montos contratados o comprometidos a la fecha, mediante Órdenes de Compra aprobadas.
Presupuesto Proyectado (PrP): Son los montos que aún no se han contratado o comprometido, es una proyección basada en la evolución actual del proyecto, usada para estimar el resultado final.
Presupuesto Estimado Final: Sumatoria del Presupuesto Contratado (PrC) y el Presupuesto Proyectado (PrP).
Centros de Costo (CC):
Los centros de costo están organizados jerárquicamente para asegurar un control detallado:
Centro de Costo de Partida (CCP): Representa las distintas Partidas o Actividades consideradas en el proyecto.
Centro de Costo de Recurso (CCR): Detalla los recursos específicos asignados a cada partida.
Sucursales: Son distintas áreas donde se puede desarrollar un proyecto. Este centro de costo se puede configurar solo en los contratos donde sea necesario.
Disponible y Contratado:
Disponible: Es la cantidad del presupuesto que aún no ha sido comprometida. Es la diferencia entre el Presupuesto de Obra Ajustado y el Presupuesto Contratado.
Valores Base y Modificaciones:
Los valores base son las cifras originales acordadas para el proyecto y se ajustan según las modificaciones aprobadas.
Las modificaciones (ModPrO) pueden ser reclasificación, aumentos o disminuciones del presupuesto debido a cambios en las condiciones del contrato.
5. Descripción de Actividades
El método de control presupuestario involucra las siguientes actividades clave:
Definición y Configuración del Presupuesto:
Se inicia con la creación del contrato y la definición del Presupuesto Mandante (PrM), para luego desglosarlo en el Presupuesto de Obra (PrO), asignando partidas y recursos.
Gestión de Valores Base:
Los valores base deben ser ingresados en el sistema y están categorizados en tipos (original, adicional, disminución, utilidad y pérdida) para facilitar el seguimiento de los ajustes.
Solicitud y Gestión de Adquisiciones:
Se generan Solicitudes de Adquisición para satisfacer las necesidades de la obra, con procedimientos que aseguran la autorización adecuada según las políticas de la organización.
Las Órdenes de Compra se emiten en función de estas solicitudes, y su control incluye la verificación del presupuesto disponible y los montos contratados.
Control de Facturas y Documentos de Compra:
Se implementan reglas automáticas para la validación y rechazo de facturas, considerando aspectos como la asociación con órdenes de compra, disponibilidad presupuestaria y tiempos de gestión.
Las facturas deben ser asociadas a centros de costo para garantizar que los gastos se registren correctamente en el presupuesto.
Modificación del Presupuesto de Obra Ajustado (PrOA):
El PrOA se modifica continuamente para reflejar cambios aprobados en el proyecto, garantizando la actualización del presupuesto en función de los costos reales y proyectados.
Gestión de Pagos:
Los pagos se gestionan a través de distintos métodos (nóminas de transferencia, cheques, transferencias manuales) y se aseguran mediante controles de autorización y verificación de presupuestos.
Elaboración de Informes:
Se generan informes que permiten analizar la situación actual del presupuesto, las órdenes de compra, los gastos comprometidos y el flujo de pagos, facilitando la toma de decisiones.
Última actualización
¿Te fue útil?