4.2. Listas de Proveedores

El módulo de Lista de Proveedores en HGI permite definir clasificaciones específicas para los proveedores, estableciendo reglas de aprobación o rechazo de las facturas recibidas según los criterios configurados.

Estas clasificaciones determinan controles específicos que se aplican a los documentos que los proveedores envían, automatizando el proceso de revisión y facilitando la gestión de facturas.

Funcionalidades de las Listas de Proveedores:

• Definición de las Listas:

  • Los proveedores se pueden agrupar en diferentes listas, lo que permite aplicar reglas de validación específicas a cada grupo.

  • Existe una lista por defecto, que establece las reglas generales para todos los proveedores que no estén asignados a una lista específica.

• Configuración de Reglas para Rechazar Facturas:

  • Las reglas de rechazo se aplican automáticamente cuando se cumplen las condiciones definidas para cada clasificación.

  • Algunas reglas permiten tener un número de días asignado para el rechazo del documento, lo que permite tiempo de gestión manual antes de aplicar el rechazo automático.

Reglas Disponibles para Configurar en la Clasificación de Proveedores:

• DTE sin OC: Rechaza automáticamente la factura si no está asociada a una Orden de Compra en el sistema.

• DTE sin Referencias: o Rechaza la factura si no contiene referencias obligatorias que la respalden, tales como guías de despacho u otros documentos requeridos.

• Referencia de Guía de Despacho con Problemas: o Rechaza la factura si la guía de despacho referenciada presenta problemas, como datos inconsistentes o no se encuentra registrada en el sistema.

• Referencia a OC no Autorizada: La factura se rechaza si hace referencia a una Orden de Compra que no ha sido aprobada formalmente.

• Agente Retenedor: Rechaza la factura si el proveedor está identificado como agente retenedor y no cumple con las regulaciones aplicables.

• Forma de Pago no Coincide con la OC: La factura se rechaza si la forma de pago especificada no coincide con la establecida en la Orden de Compra.

• Referencia a OC sin Disponible: Rechaza la factura si la Orden de Compra referenciada no tiene presupuesto disponible suficiente para cubrir el monto.

• Rechazo Automático tras X Días sin Asociar: La factura es rechazada automáticamente si no ha sido asociada a una Orden de Compra o gestionada dentro de un período de tiempo definido (X días).

Pasos para Configurar las Listas de Proveedores:

1. Acceder a la Lista de Proveedores:

   • Desde el menú "Base de Datos" selecciona "Compras" y luego "Listas de Proveedores".

2. Crear o Modificar una Lista:

   • Selecciona una lista existente o crea una nueva.

   • Define las reglas que se aplicarán para rechazar facturas, activando las opciones necesarias y especificando los días para la aplicación del rechazo.

3. Asignar Proveedores a la Lista:

   • Asigna los proveedores a la lista configurada para que las reglas sean aplicables a sus facturas.

4. Guardar los Cambios:

   • Una vez configuradas las reglas y asignados los proveedores, guarda la Lista.